एक्सेल एक्सेल: भाग १ - भाग २ - भाग ३ - भाग ४ - भाग ५ - भाग ६

सहावा भाग - टक्केवारीचा फॉर्म्युला

या भागाची इमेज फारच छोटी डाउनलोड झालेली आहे आणि लोकमत साईटच्या आर्काइव्हमधेही ती सापडत नाही.
त्यामुळे इथे टंकत आहे.

आपण ऑर्गनाइज्ड डेटा ची सोपी व्याख्या बघितली. आपण गेल्या भागात ज्या टेबलवर काम करत होतो त्याच टेबलमधील डेटावर काही आणखी गणिती क्रिया करू.

मागील भागात आपण एक साधा सोपा व अनेकदा वापरला जाणारा SUM हा फॉर्म्यूला बघितला. तो वापरून Score आणि Max Score या कॉलम्सची टोटल केली. आता त्याच्या बाजूला Percentage असं हेडिंग असलेला आणखी एक कॉलम तयार करू. Max Score च्या बाजूला G4 सेल मधे Percentage हे हेडिंग लिहू. त्या खाली G5 सेलमधे आपण टक्केवारी आणण्यासाठी खालील फॉर्म्यूला टाईप करू

=E5/F5

ही साधी भागाकाराची क्रिया असून E कॉलम मधील मार्क आणि F कॉलममधील अधिकतम मार्क यांचा भागाकार यात होतो. आता एन्टर की दाबल्यावर तुम्हाला G5 सेलमधे 60 असा आकडा दिसेल. हा आकडा टक्केवारीच्या रुपात दिसण्यासाठी तो सेल सिलेक्ट करून आपल्याला Quick access toolbar मधल्या % चिन्हावर क्लिक करायचं आहे.

आता हा फॉर्म्यूला आपल्याला टेबलमधील प्रत्येक ओळीत हवा आहे. तो प्रत्येक ठिकाणी टाईप करणं हे दहा ओळींना शक्य वाटेलही परंतु जेंव्हा मोठा डेटा आपण बघत असतो तेंव्हा ते अशक्य आहे. त्यासाठी एक्सेलमधे काही स्मार्ट पर्याय आहेत.

पर्याय एक म्हणजे कॉपी-पेस्ट. जे कदाचित अनेकांना माहित असेल. G5 सेल सिलेक्ट करून Ctrl+C दाबल्यास तो फॉर्म्यूला कॉपी होईल व G6:G15 सेल्स सिलेक्ट करून Ctrl+V दाबल्यास तो त्या सर्व ओळींत पेस्ट होईल. दुसरा पर्याय असा की G5 सेल सिलेक्ट केला असता त्या सेलच्या खालील बाजूच्या उजव्या कोपर्याला एक छोटा काळा चौकोन दिसेल. त्या चौकोनावर माउस नेऊन क्लिक करुन ठेवावं व माउसच्या सहाय्याने जिथे जिथे तो फॉर्म्यूला पेस्ट करायचा आहे ती रेंज सिलेक्ट करावी म्हणजे तो फॉर्म्यूला तिथे पेस्ट होतो. यात काही बारकावे आहेत, जे आपण पुढे बघू. परंतु तूर्तास वरील क्रिया करू.

¬
आता तीन आणखी फंक्शन्सची ओळख करून घेऊ.

१. मॅक्स (MAX) - यात नावाप्रमाणे दिलेल्या सेल रेंजमधील किंवा आकड्यांमधील महत्तम आकडा तुम्हाला उत्तर म्हणून मिळतो. आपण वरील टेबलच्या टोटल रो च्या खाली Highest Score, Lowest Score, व Average Score असं तीन सेल मधे लिहू. Highest Score च्या उजव्या बाजूच्या सेलमधे चित्रात दिल्याप्रमाणे मॅक्स चं फंक्शन टाईप करू. सिन्टॅक्स असा: मॅक्स(नंबर१, नंबर२, नंबर३,....) नंबर्स स्वल्पविराम देऊन देता येतात किंवा रेंज देता येते.

२. मिन (MIN) - यात मिनिमम नंबर म्हणजेच लघुत्तम संख्या उत्तरादाखल मिळते. Lowest Score च्या उजव्या बाजूच्या सेलमधे चित्रात दिल्याप्रमाणे मिन चं फंक्शन टाईप करू. सिन्टॅक्स असा: मिन(नंबर१, नंबर२, नंबर३,....) नंबर्स स्वल्पविराम देऊन देता येतात किंवा रेंज देता येते.

३. अॅव्हरेज (AVERAGE) - या फंक्शन ने आपण सरासरी काढू शकतो. मॅक्स व मिन प्रमाणेच याचा सिन्टॅक्स असून त्याप्रकारेच Average Score च्या उजव्या बाजूच्या सेलमधे चित्रात दिल्याप्रमाणे अॅव्हरेज चं फंक्शन टाईप करू.

आता हीच तीन फंक्शन्स वापरून आपण सर्वात लहान मुलाचं वय, सर्वात मोठ्या मुलाचं वय आणि सरासरी वय काढू.

पुढील भागात कॉपी पेस्ट या साध्या वाटणा-या परंतु अनेक बारकावे असणा-या कृतीचे काही पैलू पाहू.