२) अकाउंट्स कसे लिहावेत ( बुक्स आणि एन्ट्रीज )
मागच्या (१) अकाउंट्स ( सुरुवात आणि तयारी ) लेखामध्ये अकाउंट्सची जुजबी माहिती घेतली. आता त्यासाठी लागणारी बुक्स आणि त्यात नोंदी कशा करायच्या ते शिकुया.
अकाउंट्स लिहिण्यासाठी लागणारी बुक्स आणि त्यांचे रुलिंग ( आखणी )-
१ ) जर्नल अथवा नोंदवही
यांमध्ये नोंदी करून रिसिट्स "सोर्स डॅाक्युमेंट रेकॅार्डस" फाइलमध्ये ठेवणार आहोत.
एका मोठ्या वहीत पानावर उजवीकडे क्रेडिट,डेबिट रक्कम लिहिण्यासाठी दोन कॅालम, एक छोटा L.F. ( ledger folio ) ,डावीकडे अनुक्रमांक आणि तारखेचा कॅालम, विवरण ( particulars चा मोठा कॅालम असतो.
२ ) कॅश-इन-हँड बुक
एका छोट्या वहीत उजवीकडून शिल्लक, जमा रक्कम,खर्च रक्कम, विवरण, तारीख, अनुक्रमांक असेल.
३ ) कॅश बुक.
कॅश बुकची आखणी ( रुलिंग ruling)
बाजारात काही प्रिंटेड तयार बुक्स मिळतात तरी स्वत: एक मोठे रेजिस्टर ( फुलस्केप पेपर्सची शंभर पानांची वही घेऊन आखणी ( ruling ) केल्यास काम समजायला मदत होईल. कॅशबुकमध्ये समोरासमोरची पाने एका महिन्यासाठी लागतात. फक्त उजवीकडच्या पानाच्या वरच्या कोपय्रात १,२,३,४...२७,२८ असे क्रमांक टाकावेत. पानाचा उजवीकडचा भाग क्रेडिट ( Credit /Cr. )साठी असतो. वरती Cr. लिहा. तीनतीन सेंमीचे दोन कॅालम बँक आणि कॅशसाठी सोडावेत. अनुक्रमांक (S no), Date, Particulars, L.F. असे कॅालम असतील. हेच कॅालम डाव्या पानावर येतात परंतू वरती डावीकडे Dr. लिहावे Debitसाठी.
सर्वात वर मध्यभागी महिन्याचे नाव जानेवारी ,जून वगैरे येईल.
४ ) लेजर.
लेजरची आखणी ( ruling )
इथे एका पानावर एक अकाउंट असते. त्यामुळे प्रत्येक पानाला अनुक्रमांक द्यावेत. जेव्हा कॅशबुकच्या L.F. कॅालममध्ये एखाद्या नोंदीसाठी १५ आकडा असेल तर ती या लेजरच्या १५व्या पानावर सापडेल. इथल्या एखाद्या नोंदीचा J.F. नंबर ६ असेल तर याची सुसंगत नोंद ( corresponding entry) कॅशबुकच्या ६व्या पानावर सापडेल असे J.F. आणि L.F. परस्परसंबंधी असतात. ( cross reference).
लेजर अकाउंटसाठी 'T' form ruling असते. पानाच्या मध्यभागी दुहेरी रेघेने डावीकडे डेबिट(Dr.), आणि उजवीकडे क्रेडिट(Cr.) असे दोन भाग करतात. छोट्याशा जागेत तारीख,विवरण, J.F. आणि रक्कम (amount) कॅालम करायचे.
फोटो
१ ) जर्नलची आखणी (रुलिंग) आणि काही नोंदी.
२ ) कॅशबुकचे क्रेडिट साइड पान
३ ) कॅशबुकचे डेबिट साइड पान
४ ) लेजर अकाउंट मेडिकल इक्सपेन्सिज a/c
५ ) लेजर अकाउंट काकांचे अकाउंट
~~~~~
आपण अगोदर बँक पासबुकात पाहिलेच आहे की डेबिट आणि क्रेडिट अकाउंटींगच्या मुख्य संज्ञा आहेत. त्याची व्याख्या आणि कोणती रक्कम डेबिट / क्रेडिट होते याची जंत्री देण्यापेक्षा एक उदाहरण घेतले तर समजण्यास सोपे होईल. या उदाहरणातले आर्थिक व्यवहार दोन पद्धतीने लिहून काढल्याने बुक कीपिंग समजेल.
उदाहरण : -
विश्वासच्या काकांचे हॅास्पिटलमध्ये ओपरेशन आहे आणि त्यांनी विश्वासला सांगितले की तू माझे हॅास्पिटलचे बिल भरणे, औषधे आणणे वगैरे कर. त्यासाठी पैसे लागतील म्हणून काकांनी विश्वासला तीन क्रॅास्ट चेक त्याच्या नावे दिले आहेत. चेक्स प्रत्येकी पंचवीस हजारांचे आहेत. आता हा व्यवहार करून उरलेले पैसे काकांना नंतर परत करायचे आहेत.
प्रत्यक्ष असा व्यवहार झाला-
--- नोंदी ----
१) २०१६ डिसेंबर १ -
काकांच्याकडून प्रत्येकी २५००० हजार रुपयांचे तीन ( क्रॅास्ट चेक्स विश्वासला मिळाले.)
२ ) डिसेंबर १- एक चेक रु २५००० विश्वासने त्याच्या स्वत:च्या बँक अकाउंटला डिपॅाझिट केला.
३ ) डिसेंबर ५ - विश्वासने बँकेतून २५००० रोख काढून आणली.
४ ) डिसेंबर ५ - वरदान हॅास्पिटलमध्ये रु दहा हजार डिपॅाझिट भरले.
५ ) डिसेंबर ५ - केमिस्टकडून रु २००० औषध खरेदी.
६ ) डिसेंबर ५ -काकांच्या सोसायटीचे बिल रु २५०० आले आहे.
७) डिसेंबर ५ - इलेक्ट्रिक बिल रु १५०० आले आहे.
८) डिसेंबर ६ - पॅथॅालजी लॅब बिल मिळाले रु ४०००
९) डिसेंबर ६ - दुसरा चेक विश्वासने त्याच्या स्वत:च्या बँक अकाउंटला डिपॅाझिट केला. रु २५०००
१० ) डिसेंबर ७ - केमिस्टकडून रु ८००० औषध खरेदी.
११ ) डिसेंबर ९ - विश्वासने बँकेतून २५००० रोख काढून आणली.
१२ ) डिसेंबर १० - पॅथॅा लॅब बिल भरले रु ४०००
१३ ) डिसेंबर १३ - वरदान हॅास्पिटलचे बिल मिळाले रु ३०००० आणि भरले रु २००००
१४) डिसेंबर १४ - सोसायटी मेंटेनन्स भरले रु २५००
१५) डिसेंबर १४ -इले बिल भरले रु १५००
सर्व हिशोब विश्वासने काकांना दिला.
हे दोन पद्धतींनी करणार आहोत.
अ ) साधीसोपी कॅश- इन - हँड अर्थात जमाखर्च रीत.
ब ) डबल एन्ट्री बुक कीपिंग रीत.
________________________________________
अ )साधीसोपी कॅश- इन - हँड अर्थात जमाखर्च रीत.
तारीख - -----विवरण------------शिल्लक रु
डिसेंबर ५ --बँकेतून रोख आणली 25000.00
25000.00
डिसेंबर ५ -- हॅा० डिपो. भरले - 15000.00
- 10000.00
डिसेंबर ५ औषध खरेदी.... 13000.00
- 2000.00
डिसेंबर ७ --औषध खरेदी.......... 5000.00
8000.00
डिसेंबर ९ ...बँकेतूनकाढले......... 30000.00
25000.00
डिसेंबर १०.. .पॅथा बिल भरले 26000.00
4000.00
डिसेंबर १३.. हॅास्पि० बिल भरले 6000.00
20000.00
डिसेंबर १३..सोसायटी मेंटे० दिला 3500.00
2500.00
डिसेंबर १३..इले० बिल भरले। 2000.00
1500.00. ========
________________________________________
ब ) डबल एन्ट्री बुक कीपिंग रीत.
डिसेंबर १ :-
जे तीन चेक्स मिळाले आहेत त्याची नोंद जर्नलमध्ये करायची आहे. इथे दोन व्यवहार झालेत. तिनांपैकी एक चेक( क्रमांक १२१ म्हणू) विश्वासने त्याच दिवशी त्याच्या बँकेत भरला आहे. बाकी दोन तसेच ठेवले आहेत. जर्नलमध्ये अनुक्रमांक १ - तारीख २०१६ डिसेंबर १ पुढे "बँक अकाउंट Dr." - डेबिट रकान्यात 25000.00 लिहिले जाईल, खाली ......."To Credit काकांचे अकाउंट" --क्रेडिट रकान्यात 25000.00 येईल. ( काकांचा चेक ( क्र १२१) डिपॅाझिट केला) हे विवरण लिहून एक ओळ सोडायची. याची बँकेने छप्पा मारून दिलेली काउंटरफॅाइल "सोर्स डॅाक्युमेंट फाइलला लावायची आहे.
[ *टीप* जर्नल एन्ट्रीचा पुरावा फाइलमध्ये आणि त्या डॅाक्युमेंटची नोंद जर्नलमध्ये असं सुसंगत ( corresponding ) काम झालं. इथेच चूक झाली अथवा पुरक नसेल तर बुककीपिंगचा पुढचा डोलारा कोसळतो. बरेच व्यवहार होणाय्रा कंपन्यांत ही अचुकता फार महत्त्वाची आहे.]
डिसेंबर १ :-अजून दोन नोंदी याच तारखेला होणार आहेत. जे दोन चेक बँकेत भरले नाहीत त्यासाठी दोन नोंदी.
अनुक्रमांक २ ( S .No 2)-
डिसेंबर १- "Debit cash अकाउंट Dr. " debit रकान्यात 25000.00,
............" To Credit काकांचे अकाउंट" Credit रकान्यात 25000.00
( चेक नं १२२ काकांकडून मिळाला)
हा चेकच डॅाक्युमेंट फाइलमध्ये ठेवायचा.
अशीच तिसय्रा चेकची नोंद करायची.
[* टीप* चेक क्रॅास्ट असले तरी ते भरले नाहीत तर ते "कॅश"च समजतात. उलट पहिला चेक बँकेत वटल्यावर ( realise ) बँक बॅलन्स वाढेल. ]
नोंद क्र ४)
डिसेंबर ५:-" कॅश अकाउंट डेबिट Dr." -25000.00
....To Credit bank a/cc ...25000.00
( बँकेतून रु २५००० रोख आणली।)
६) डिसेंबर ५:"डेबिट वरदान हॅास्पिटल Dr...10000.00
....To Credit cash अकाउंट ... 10000.00
( हॅास्पिटलला डिपॅाझिट भरले। रिसीट नं xxxxc)
[*टीप* बँक पासबुकात या उलट नोंद दाखवेल. आपला बॅलन्स कमी होईल आणि २५०००डेबिटला दाखवेल.
कॅशबुकातली कॅश डेबिट साइडला असली तरी त्यात त्या दोन चेकच्या रकमाही आहेत. अगदी खरीच कॅश हातात किती आहे हे कॅश-इन- हँड वहितल्या शिल्लकवरून कळते. अर्थात बुक कीपिंगमध्ये कॅशिअर व्यक्तिला ही वही ठेवावी लागतेच.]
या नोंदी केल्यावर या नोंदी लेजरमधल्या योग्य अकाउंट्सच्या योग्य डेबिट/क्रेडिट खाली लिहाव्या लागतात. यास "पोस्टिंग" ( posting the entries) म्हणतात.
# लगेच पोस्टिंग करुया. लेजर रेजिस्टरमध्ये तयार केलेली कोरी अकाउंट्स आहेत. तिथे उदा० वरती "काकांचे अकाउंट" लिहून क्रेडिटखाली पहिली रक्कम 25000.00, तारीख ,particulars : By bank a/c येईल. दुसय्रा आणि तिसय्रा चेकसाठी By cash a/c असेल.
# हॅास्पिटलचे अकाउंट उघडून डेबिट मध्ये 10000.00 लिहून विवरण to cash accअसेल.
# लेजर अकाउंटस ज्या पानावर आहेत तो पानक्रमांक जर्नल अथवा कॅशबुकमध्ये नोंदीसमोर L.F. या रकान्यात लिहायचा. आणि तिकडचा पान क्रमांक लेजरमधल्या नोंदी समोर J.F. रकान्यात लिहायचा.
# काकांनी ७५००० दिले आहेत परंतू त्याचा काहीच मोबदला परत केलेला नाही त्यामुळे ते क्रेडिटर आहेत. हॅास्पिटलला रु दहा हजार दिले आहेत परंतू त्यांचेकडून काहीच परतावा अजून नाही त्यामुळे हॅास्पिटल आता डेटर आहे.
७) डिसेंबर ५: " डेबिट मेडिकल इक्सपेन्सिज अकाउंट" Dr.... 2000.00
....To Credit cash acc....2000.00
( औषध खरेदी रु 2000.00)
[ *टीप*
याचे पोस्टिंग लेजरमध्ये त्या नावाच्या अकाउंटला डेबिटला होईल. ]
समजा आता या क्षणाला "बॅलन्स शीट" केली तर -
काका ७५००० वजा २००० = ७३०००ला क्रेडिटसाइड( Liability] असतील. तर विश्वासकडे ६३००० कॅश आणि १०००० ची हॅास्पिटलची रिसिट असेल. काकांना दोन हजारचा मोबदला औषधरूपात मिळालाय त्यामुळे त्यांचे क्रेडिट दोन हजारांनी कमी झाले. असा आर्थिक व्यवहाराचा ठोकताळा कोणत्याही एका तारखेला/क्षणाला घेता येतो.
डिसेंबर ५ च्या दोन नोंदी बाकी आहेत त्या केल्यावर पाहू.
८ ) डिसेंबर ५ : "अदर इक्सपेन्सिज अकाउंट डेबिट" Dr....2500.00
...To Credit "bills payable a/cc.2500.00
(सोसायटी मेंटेनन्स बिल मिळाले.र 2500.00)
९ ) डिसेंबर ५ :"अदर इक्सपेन्सिज अकाउंट डेबिट" Dr..1500.00
...To Credit "bills payable a/cc"..1500.00
( इलेक्ट्रिक बिल मिळाले )
[* टीप : ही दोन बिले मिळालीत पण लगेच त्याविवशी भरली गेलेली नाहीत. त्यामुळे कॅश कमी झाली नाही. सर्व खर्च मग ते केलेले असोत अथवा त्याकाळात लागू झालेले असतील ते खर्च म्हणूनच धरतात आणि ते डेबिट समजायचे असा संकेत /( convention ) आहे. इथे इक्सपेन्सिज अकाउंट डेबिट झाले आहे. बिल्स पेयबल अकाउंट क्रेडिट झाले म्हणजे हे पैसे देय आहेत असा अर्थ आहे.
इथे अकाउंटंन्सीच्या अक्रुअल(accrual system) सिस्टमचा प्रभाव आहे. आपला खर्च होणार आहे असे धरले तसेच सोसायटी आणि इलेक्ट्रिक कंपनीने ही रक्कम त्यांना मिळणार असे धरले आहे.
# आता डिसेंबर ५ ला बॅलन्स शीट बनवल्यास लाइअबिलटी साइडला काका क्रेडिट ७३००० आणि बिल्स पेयबल ४००० दाखवेल. उजवीकडे अॅसेटसाइडला डेबिट बॅलन्स कॅश रु ६३०००, हॅा डिपो रिसिटचे १०००० असतील. याचा अर्थ ही बिले भरल्यावर काकांचे क्रेडिट ४००० ने कमी होईल आणि कॅश सुद्धा ४००० ने कमी होईल.
१० ) डिसेंबर ६:"मेडिकल इक्स० अकाउंट डेबिट" Dr...4000.00
....ToCredit "bills payable a/c "..4000.00
( पॅथॅा बिल मिळाले.)
११ ) डिसेंबर ६: बँक ac c debit Dr..25000.00
....To Credit "cash acc ...25000.00
( चेक नं १२२ बँके डिपॅा केला)
१२ ) डिसेंबर ७: मेडिकल इक्स acc ..Dr.8000.00
...To Credit Cash ..8000.00
( औषध खरेदी )
१३ ) डिसेंबर ९: कॅश acc Dr. 25000.00
..To Credit bank acc ...25000.00
( बँकेतून कॅश काढली )
१४ ) डिसेंबर १० : "bills payable a/c acc Dr. 4000.00
..To Cash...4000.00
( पॅथॅा बिल भरले.)
[* टीप बिल्स पेयबलचे क्रेडिट कॅन्सल आउट झाले.]
१५ ) डिसेंबर १३ : मेडिकल इक्स acc ..Dr.30000.00
...To Credit hospital acc..10000.00
...To Credit cash acc .........20000.00
( वरदान हॅास्पिटल फायनल बिल रु ३०००० वजा अडवान्स १०००० ---रु २०००० भरले.)
[* टीप अगोदर अडवान्स दिलेला १०००० कॅन्सल आउट केला आणि २०००० कॅश भरली.)
१६ ) डिसेंबर १३ : Bills oayable acc Dr. 2500.00
...To Credit...Cash ...2500.00
( सोसायटी मेंटे भरला)
१७ ) ) डिसेंबर १३: Bills oayable acc Dr. 1500.00
..To Credit Cash acc ....1500.00
( इले बिल भरले)
१८ ) डिसेंबर १३: काकांचे acc Dr. 25000.00
...To Credit Cash acc ... 25000.00
( न वापरलेला तिसरा चेक परत केला )
[* टीप टोटल डेबिट= टोटल क्रेडिट हे नोंद १५ मध्ये लक्षात येईल.
बँकेतून कॅश काढली तर L.F. मध्ये फक्त C अक्षर लिहायचे. C म्हणजे contra entry. ]
---------------------------------------
आता "Receipts and Payments " statement बनवायचं.
थोडक्यात ताळा करायचा.
//* आलेले पैसे = खर्च झालेले + उरलेली कॅश. *//
हे बरोबर आले की हिशोब झाला.
यासाठी सर्व लेजर अकाउंट्स "बॅलन्स" करतात. डेबिट आणि क्रेडिट बाजुंची वेगळी बेरीज करायची. मोठी संख्या जी येईल ती दोन्हींकडे खाली मांडून आडवी दुरेगी आखायची. जिकडे बेरीज लहान असेल तिकडे दोघांतला फरक वाढवायचा. डेबिटला कमी असल्यास तो फरक "To balance " असेल. या खात्याला क्रेडिट बॅलन्स आहे. क्रेडिट बाजुला फरक वाढवावा लागल्यास " By balance" म्हणायचे आणि हा डेबिट बॅलन्स असतो. खर्चाच्या अकाउंट्सना डेबिट बॅलन्स असतो. कॅशचाही डेबिट बॅलन्स असतो.
सर्व डेबिट बॅलन्सिजची बेरीज सर्व लेजर अकाउंटसच्या क्रेडिट बॅलन्सिजच्या बेरजेएवढी आली की आपले बुककीपिंगचे काम संपले.
समालोचन:-
बुककीपिंगचे काम जिथे संपते तिथून अकाउंटन्सी सुरू होते. इथे घेतलेल्या छोट्याशा उदाहरणाला बुक कीपिंगचे नियम लावून रेकॅार्ड तयार केले. परंतू मोठ्या व्यवसाय,भागिदारी धंधे,हौझिंग सोसायट्यांचे अकाउंट्स लिहून योग्य सरकारी डिपार्टमेंटसना सादर करताना काही म्युनिसिपालटी, इन्कम टॅक्स, केंद्र तसेच राज्य सरकारचे लागू होणारे नियम लावून काही देय खर्च दाखवून एकूणच पुनर्रचना करावी लागते. ते काम सर्टिफाइड अकाउंटट्स करतात.
या दोन भागांतून थोडीफार या विषयाबद्दल माहिती होऊन आपण प्रत्यक्ष अकाउंट्स लिहित नसलोतरी इतरांचे काम समजायला मदत झाली तर लेखाचा हेतू साध्य झाला असे म्हणता येईल. ( फोटो टाकायचे का एचटीएमेल टेबल्स अथवा स्क्रीनशॅाट्स याचा विचार करतोय.)
आगामी शेवटचा लेख - हौझिंग सोसायटी अकाउंट्सची ओळख.
सुचनांचे स्वागत.