अकाउंट्स ( सुरुवात आणि तयारी )
विषय सूची
१ ) गाभा
२ ) ओळख
३ ) पद्धत
४ ) साधन सामग्री
५ ) काही प्रश्न
१ गाभा
अकाउंट्स लिहिण्याची केवळ आवड आणि उत्सुकता न राहता आता त्याची गरज भासू लागली आहे. तरुण पिढी अधिकाधिक कार्यक्षम होत असून आपल्या पैशाचा उत्तम विनियोग कसा करता येईल याचा विचार करू लागली आहे. एवढेच नाही तर आपण बरेचजण हौझिंग सोसायट्यातल्या फ्लॅटमध्ये राहतो तिथे सभेमध्ये कामकाजाची बॅलन्स शीट ऑडिट रिपोर्टसह चर्चेसाठी ठेवली जाते. त्यात काय मांडले आहे त्याचा अर्थ काय याबद्दल समजले तर किती बरे होईल अशी एक इच्छा निर्माण होते. ते समजण्यासाठी ही एक सुरुवात.
विषय सूचीकडे परत जा
२ ओळख
घरातील नेहमीच्या खर्चाची नोंद करून ठेवायची बय्राच जणांना सवय असते. यामध्ये आलेले पैसे, रोजचा वाणी ,कपडे,घरभाडे,भाजीपाला ,दूध ,शाळाकॅलेजच्या फी वगैरे खर्चांची तारखेवार नोंद असते. असा काही जुन्या वह्या कुणाच्या आजोबापणजोबांनी लिहिलेल्या माळ्यावर धूळ खात पडलेल्याही असतील. रोज नवे पान उघडून तिथी, महिनासंवत्सर पूर्ण लिहून झालेला खर्च लिहीत असत. कधीकधी पानावरच रिकाम्याजागी काही विशेष टीपा लिहिण्याची काहींना 'खोड' होती. की आज अमुक उत्सवानिमित्त महाराजांतर्फे राजवाड्यावर जेवण होते इत्यादी. अशा काही वह्या , बाडं कोणी श्री वि०का० राजवाडे यांना दिल्यावर त्यांनी त्याचा उपयोग करून मराठ्यांचा इतिहास लिहून काढला. जमाखर्चाच्या प्रत्येक पानावर असलेल्या दिनांकामुळे ऐतिहासिक घटनांचा क्रम निश्चित करता आला. शिवाय हे जमाखर्च कोणी राजदरबारी चाकरीला असणाय्रा सेवेकराने बखररूपात लिहिले नसल्याने त्यावर संशयाचे सावट नव्हते. एकूण जमाखर्च नोंदींचे एक वेगळेच महत्त्व दिसून आले.
जमाखर्च लिहिण्याचे वेगवेगळे प्रकार जगात विकसित झाले. प्रत्येकाची पद्धत वेगळी असली तरी मूळ उद्देश एकच असायचा तो म्हणजे आर्थिक व्यवहाराची नोंद ठेवणे, आर्थिक पत समजणे आणि सांगड घालणे. मराठीत त्यास जमाखर्च म्हणतात. परदेशात book-keeping , double entry book-keeping. गुजरातकडचे व्यापारी जी पद्धत त्यांच्या पेढीवर वापरतात त्यास 'पाकानामा/ पाकुनामु म्हणतात.
विषय सूचीकडे परत जा
३ पद्धत
हिशोब लिहिण्याच्या निरनिराळ्या पद्धतींपैकी आपण कोणती वापरायची हा विचार मनात येतोच. आपण फक्त घरचा खर्च लिहिणार असू तर विशेष काळजी घेण्याची गरज नाही कारण ते काम आटोपशिर असते. बदल लगेच करता येतील. स्वत:च्या व्यवसायाचे अकाउंट्स करायचे असतील तर मात्र आपली एक वेगळीच पद्धत वापरण्यापेक्षा जी काही प्रचलित पद्धत आहे त्यानुसार करणे योग्य ठरेल. शिकायला थोडा वेळ लागेल परंतू हेच अर्धवट काम दुसय्रा कुणा व्यवसायिक व्यक्तीकडे दिल्यास अथवा देण्याची गरज पडल्यास सहज होईल. समजा याच पद्धतीचा अभ्यास केल्यास त्याचं कामही समजायला सोपे जाईल. थोडक्यात प्रचलित असणारी डबल एन्ट्री बुक कीपिंग वापरावी. तीच आपण वापरणार आहोत.
माध्यम:- मराठीतून लेखन करताना मराठी प्रतिशब्द शोधून वापरून विषय आणखी अवघड होईल. शिवाय मूळ प्रचलित/ प्रमाण असे जे अकाउंटन्सीचे शब्द ( library words) आहेत त्यांचं योग्य भाषांतर होईलच असं नाही. विषय समजण्याकडे अधिक लक्ष देऊया. प्रचलित/ प्रमाण शब्द, अकाउंटसची नावं इंग्रजीच असतील. त्यांची व्याख्या शोधत न बसता अमुक एक व्यवहार झाला की त्याची नोंद अमुक तह्रेनेच करायची असं सतत मनाला समजवा. बरेच मराठी लोक "आपला जमाखर्च" त्या डबल एन्ट्री बुक कीपिंगमध्ये बसवायचा व्यर्थ खटाटोप करतात. तसं न करता कोय्रा पाटीने शिकायचं. फार लवकर आत्मसात होईल.
विषय सूचीकडे परत जा
४ साधन सामग्री
विसेक वर्षांपुर्वी अशी हवा होती की कम्प्यूटर्स येतील आणि कागदाचा वापर होणारच नाही. सगळं लेखन ,रेकॅार्ड्स डिजिटल होणार,इकडून तिकडे पटकन पाठवता येणार. ती हवा अजूनही वाहातेच आहे आणि कागदाचा वापर?
ही चर्चा बाजूला ठेवू आणि कामाला लागुया. अकाउंट्स लिहिण्यासाठी सुरुवात कुठून करायची कशी करायची काय लिहून ठेवायचे इत्यादी.
अकाउंट्सची सुरवात होते "सोर्स डॅाक्युमेंट रेकॅार्डस" ,आणि "जर्नल" मधून.
(A) Source Document Records /(मूळ कागदपत्रे )
एका फाइलमध्ये बिल्स ,रिसिट्स,बँकेत भरलेले चेक्स ,कॅशच्या काउंटर फॅाइल्स तारखेप्रमाणे लावून ठेवायचे. अडचण ही असते की ही डॅा्क्युमेंट्स केविलवाणी बारकी असतात तेव्हा काय करायचे? ती एका दुसय्रा पेपरला स्टेपल करून घ्या. तारखेला फार महत्त्व आहे. अकाउंट्स हे कायम सतत लिहिले जात असले तरी ते वस्तुत: वार्षिक टप्प्याने वेगळे केलेले असतात. उदा० १एप्रिल २०१७ ते ३१ मार्च २०१८ हा कालावधीचे रेकॅार्डस एका फाइलमध्ये ठेवायचे. २८ मार्च २०१७ अशी तारीख असलेली रिसिट अर्थातच त्या फाइलमध्ये ठेवली जाणार नाही.
प्रत्येक डॅाक्युमेंटच्या ठराविक कोपय्रात पेन्सलने तारीख लिहिल्यास पुन्हापुन्हा छापील तारीख शोधत बसावी लागणार नाही. उदाहरणार्थ २० जानेवारी २०१७ यादिवशी तीन रेकॅार्डस आहेत तर त्यांच्यावर 20170120(1), 20170120(2) आणि 20170120(3) असे क्रमांक पेन्सलने लिहा. २ जानेवारी २०१७ चा क्रमांक 20170102 हा असेल.त्याच दिवशी आणखी एखादे डॅाक्युमेंट आल्यास अगोदरच्याला 20170102(1) आणि नवीनसाठी 20170102(2) अशी सुधारणा करता येईल. या क्रमांकाने प्रत्येकास वेगळा एकमेव क्रमांक मिळेल. फाइलच्या तळाला जुने आणि। वरती नवीन रेकॅार्ड असेल.
प्रत्येक आर्थिक व्यवहारात घेणाय्राची सही असलेली पावती मिळेलच असे नाही. टॅक्सीभाडे, इतर रोख खरेदी अशा प्रकारची असते. अशावेळी एक व्हाउचर बनवून त्यावर तारीख ,रक्कम, आणि कशासाठी पैसे दिले याचे विवरण लिहावे. रेडिमेड छापील व्हाउचर्सचा उपयोग करावा आणि आपला व्यवसाय असल्यास त्याचा रबरी शिक्का नावाच्या जागी लावावा. समजा तुम्ही एलआइसी,सोसायटी मेंटेंनन्सच्या पावत्या दुसय्रा वेगळ्या फाइलमध्ये ठेवत असाल तर त्याची इथे एक प्रत रेकॅार्डमध्ये ठेवा.
(B) Journal /जर्नल अथवा नोंदवही/नोंदवह्या
आता रेकॅार्ड जपून ठेवले त्याची नोंदही त्याचवेळी करत जायची असते. एक मोठे रेजिस्टर घेऊन वरच्या पानावर ते कोणत्या व्यवसायाचे आहे/कोणाचे आहे त्याचे नाव, पत्ता आणि कोणत्या कालावधीसाठी आहे ती तारीख लिहा. बरेच व्यवहार होत असतील तर एकच जर्नल पुरत नाही तेव्हा " जर्नल १ एप्रिल २०१७ ते ३१ मार्च २०१८" असे न लिहिता फक्त १ एप्रिल २०१७ ते-----असे लिहून नोंदी लिहायला सुरू करता येईल. खरं म्हणजे दुकानांत तयार छापील जर्नलसही मिळतात ( जर्नल अथवा कॅश बुक) ती घेतली तर शिकाऊ लोकांस त्यातले कॅालमस कळणार नाहीत. तेव्हा सरळ साधे ओळी असलेले रेजिस्टर आणावे. एका पानावर डावीकडे समासात अनुक्रमांक ,नंतर तारीख (साधारण तीन सेंमीचा कॅालम),L.F. उर्फ लेजर फोलिओ क्रमांकासाठी एक सेंमी कॅालम करावा. पानाच्या उजवीकडून पाच सेंमीचा कॅालम रक्कम लिहिण्यासाठी सोडावा. मधली मोठी जागा असलेला उरलेला कॅालम perticulars विवरणासाठी राहील.
समजा एका रिसिटची नोंद करायची आहे तर अनुक्रमांक, तारीख भरा. विवरणात हे पैसे कोणाला कशासाठी दिले,आपण घातलेला 20170120(2) वगैरे नंबर, आणि रकमेच्या जागी डेसीमल सुटे पैशासह लिहा. चेकने पैसे दिल्यास चेक नंबर,कोणत्या बँकेचा वगैरे तपशिल. वाउचर असल्यास तसे. L.F.च्या कॅालममध्ये कोणता क्रमांक लिहायचे ते नंतर पुढे येईल.
असे आपले डबल एन्ट्री बुक कीपिंग सुरू झाले. रेकॅार्डची नोंद आणि नोंद झालेले डॅाक्युमेंट रेकॅार्डसच्य फाइलमध्ये. पुढचा सगळा अकाउंट्सचा डोलारा या दोन गोष्टींवर उभा राहायचा आहे. तात्पुरती सुरुवात म्हणून हे करायला घ्या.
जेव्हा काही रेकॅार्डस फार महत्त्वाचे असतात आणि ते केवळ त्या एका वर्षापुरतेच लागू नसून पुढेमागेही गरजेचे असतात ते एका वेगळ्या फाइलमध्ये ठेवावेत. उदाहरणार्थ बँकच्या मुदत ठेवी पावत्या, इलेक्ट्रिक डिपॅाझिट्स. त्याची कॅापी नेहमीच्या सोर्स डॅाक्युमेंट फाइलमध्ये असेल. ज्यावर्षी नवीन पावती बनवली त्यावर्षीच लागेल. परत मोडतानाच्या वर्षी. मधल्या काळात नाही.
हे जर्नल आणखी इतर नोंदींसाठीही वापरले जाते. ते पुढे.
मोठ्या व्यवसायांत केवळ एकच जर्नल नसून आणखी इतर दोनचार जर्नलसही महत्त्वाची असतात.
[ C ] कॅश-इन-हँड बुक.(accessory book)
काहीवेळा सोसायटीचे ट्रेझरर पद संभाळावे लागते. वॅाचमन,झाडुवाला यांचे पगार देणे,सोसायटीच्या बँक अकाउंटमधून,वरखर्चासाठी कॅश काढून आणणे ही कामे करायची असतात. आपण प्रत्यक्ष अकाउंट्स लिहित नसलो तरी रेकॅार्ड फाइल ठेवणे, सुसंगत ( corresponding) नोंद नोंदवहीत करणे आणि "कॅश-इन-हँड" नोंदवही लिहिणे हे करावे लागते. या वहीतली शिल्लक पाहून आपल्याला हातात रोख किती आहे ते कळते. बय्राचदा सोसायटीची कॅश ही एका वेगळ्या डब्यात ठेवली जात नाही. वहीतली शिल्लक रक्कम न पाहता कोणास पेमेंट केले आणि ते जास्त असले तर आपण आपल्याकडची दिली असे होईल. तसे होऊ नये म्हणून ही वही अपडेट ठेवावी लागते. यामध्ये नवीस पानावर महिन्याचे नव,तारीख टाकून सुरुवातीला हातातील शिल्लक लिहावी. बँकेतून रक्कम काढून आणल्यास तेवढी रक्कम वाढवून शिल्लक( balance)लिहावी. मुख्य नोंदवहीतही लिहावे. याचे रेकॅार्ड म्हणून चेकबुकची काउंटरफॅाइल प्रत्येकवेळी एकेक फाडता येत नाही. चेकबुक संपल्यावर ते रेकॅार्डला लावावे.
पगाराचा वाटप झाल्यावर त्याची मिळाल्याची सही व्हाउचरला घेऊन रेकॅार्डला लावावे. इथे वहीत शिल्लक वजा करून काढावी.
अकाउंट्सला लागणारे "कॅश बुक" आणि ही "कॅश-इन-हँड बुक" दोन वेगळ्या गोष्टी आहेत.
कॅश बुक कसे लिहायचे ते पुढच्या भागात येईल.
या तीन गोष्टी = (A) Source Document Records /(मूळ कागदपत्रे )"सोर्स डॅाक्युमेंट रेकॅार्डस" ,
(B) Journal /जर्नल अथवा नोंदवही/नोंदवह्या - "जर्नल" आणि
[ C ] कॅश-इन-हँड book .(accessory book)
अकाउंटटकडे
सुपुर्द केल्यास ( अधिक इन्वेस्टमेंट्स पावत्या ) तो तुमचे संपूर्ण अकाउंट्स लिहून काढतो यावरून लक्षात येईल हेच अकाउंट्सचा पाया आहेत. ते कसे लिहायचे तेच आपण हळूहळू शिकणार आहोत.
आता प्रॅक्टिस सुरू केली तर १ एप्रिलपासून नियमितपणे काम सुरू ठेवायला सोपे जाईल. पुढच्या भागात या नोंदींवरून इतर लागणारी लेजर्स,कॅशबुक लिहायचे शिकुया.
विषय सूचीकडे परत जा
५ काही प्रश्न
हा भाग प्रश्नांसाठी ठेवलाय. लेख वाचल्यावर जे प्रश्न विचारले जातील,सुधारणा, सुचना केल्या जातील ते इथे घेतले जातील.
१ ) अकाउंट्स समजण्यासाठी, लिहिण्यासाठी गणित येणे आवश्यक आहे का?
- गणितातले बेरीज,वजाबाकी,गणाकार,भागाकार या क्रिया तसेच एखाद्या संख्येची टक्केवारी (percentage) काढणे , अमुक एक रक्कम वर्षासाठी आहे तर त्या रकमेचे तीन/चार..आठ महिन्यांसाठी किती एवढे करता आले तरी पुरे.
२ ) अकाउंट्स लिहिण्यासाठी काही कोर्सवगैरे करावा लागतो का?
- नाही.
३ ) अकाउंट्स लिहिण्याचे सुरुवात करून अर्धवट सोडल्यास ते काम दुसय्रास पुन्हा करावे लागते का?
- नाही. सर्वमान्य प्रचलित पद्धत अवलंबल्यास जिथे आपण सोडतो तिथून दुसरा मनुष्य काम पुढे चालू ठेवू शकतो. तसेच काही चुकाही लगेच दुरुस्त करता येतात.
४ ) अकाउंट्स पद्धत फक्त व्यवसाय,धंधा इत्यादी ठिकाणीच वापरतात का? घरखर्चासाठी वेगळी असते का?
-नाही. पद्धत एकच डबल एन्ट्री बुक कीपिंग आहे. फक्त व्यवसाय,धंधा या ठिकाणी बरेच सरकारी नियम पाळून त्याची स्टेटमेंट्स देणे बंधनकारक असते. छोट्या व्यवसायिकांना ( त्यांच्या व्यवसायाच्या टर्नोव्हरप्रमाणे छोटे का मोठे हे ठरते) अकाउंट्सचे ऑडिट करवून घ्यावे लागते. घरखर्चाचे अकाउंट आपल्या समाधानासाठी असते, त्याचे स्टेटमेंटवगैरे कोणाला द्यायचे नसते.
विषय सूचीकडे परत जा
"६ अधिक वाचनासाठी लिंक्स"
अकाउंट्स:-
मराठी विश्वकोश : खंड १५ मधली माहिती -
१ ) लेखाकार्य व लेखाशास्त्र
लिंक:https://marathivishwakosh.maharashtra.gov.in/khandas/khand15/index.php/…
वैयक्तिक आर्थिक नियोजन:-
काहीजण आपल्या घरखर्चाचे नियोजन करू इच्छितात. ते कसे करावेत याविषयी लेख इथे पाहा. प्रथम घरखर्चाचे अकाउंट्स लिहिल्यानंतर अथवा काही अॅप्स असतात त्यामध्ये तुम्ही जसजसे खर्च मांडत जाता तसतसे आलेख,इक्सेल शीट माध्यमातून वर्गीकरण केले जाते. त्याविषयी लेख-
१ )पर्सनल फायनान्स - भाग ९ - इन्व्हेस्टमेंट प्रॉपर्टी - ऐसीअक्षरे।उदय।लिंक:http://aisiakshare.com/node/3615
२ ) "आर्थिक नियोजन" - भाग १ - हिशोब लिहीणे - कशाला आणि कसे? | ऐसीअक्षरे।सविता।लिंक:http://aisiakshare.com/node/2985
३ )माझा दर महिन्याचा खर्च | ऐसीअक्षरे।सविता लिंक:http://www.aisiakshare.com/node/2975
----------
सोसायटी अकाउंट्स-
आपण बरेचजण सोसायटीमधले फ्लॅटधारक असतो. तिथे कमिटीवर असल्यावर ,ट्रेझरर झाल्यावर अकाउंट्स समजून घेण्याची गरज पडते. अकाउंटट हे सर्व करतोच पण त्याला आवश्यक असणारे पावत्या,बिले,पेमेंट्सचे नोंद आणि रेकॅार्ड्स तयार करावे लागतात. याविषयी लोकसत्तातला लेख.
१ )सोसायटी व्यवस्थापक | Loksatta । लिंक:http://www.loksatta.com/vasturang-news/housing-society-manager-need-to-…